Mise en place complémentaire santé de vos salariés

Avant toute chose, l’employeur doit annoncer à son personnel l’obligation d’instaurer une complémentaire santé obligatoire (CSO). Trois méthodes sont possibles : la négociation sociale avec les délégués syndicaux pour déboucher sur un accord d’entreprise, le référendum (en l’absence de délégués syndicaux) et la décision unilatérale de l’employeur (DUE), qui consiste à choisir lui-même la CSO qui sera mise en œuvre dans son entreprise. La DUE reste l’acte juridique le plus rapide et le plus léger à mettre en place dans les TPE. En revanche, le dirigeant est tenu d’en informer les salariés en remettant en main propre contre signature cet acte fondateur (la DUE). Concrètement, la DUE et la mise en place d’une complémentaire santé obligatoire conduisent à rédiger et à faire signer à chaque employé un contrat accessoire (ou avenant) au contrat de travail. Il n’y a pas d’obligation d’information auprès de l’administration. Cependant, l’Urssaf exige que l’employeur apporte la preuve de cette remise afin que le régime puisse bénéficier des exonérations sociales et fiscales prévues par l’Accord national interprofessionnel (ANI). Il faut donc conserver cette preuve dans chaque dossier individuel. En effet, un employeur ne peut pas décider seul, sans l’accord de son salarié, de modifier son contrat de travail. Car le salarié est alors impacté au niveau de sa rémunération, par le financement des 50 % imputables (selon l’article 11 de la loi Evin).

– Bulletin individuel à faire remplir / ancienneté minimale requise possible / obligation d’adhésion pour les futures embauchés

Faire remplir un formulaire d’affiliation à chaque salarié couvertLes complémentaires santé d’entreprise sont obligatoires et destinées à l’ensemble des salariés au 1er janvier 2016. Toutefois, l’employeur a le droit de ne couvrir que les salariés présents depuis plus de six mois dans l’entreprise. Bien sûr, mieux vaut ne pas attendre le dernier moment pour se conformer. Une fois les salariés informés du choix de la ou des complémentaires santé, l’employeur doit alors collecter les données des salariés et les transmettre à l’organisme qui gère la ou les complémentaires. Chaque employé remplit un formulaire d’affiliation pour lui-même ainsi que, le cas échéant, pour son conjoint et ses enfants.  Les futurs embauchés devront accepter le contrat de travail et le contrat complémentaire santé qui devient un contrat accessoire au contrat de travail.

– Les dispenses d’adhésion

Certains salariés peuvent être dispensés d’adhérer à la complémentaire santé obligatoire de leur entreprise : ceux qui sont déjà couverts par celle de leur conjoint, les CDD, les salariés à temps partiel… En ce cas, l’employeur doit indiquer ces conditions dans la DUE, le référendum ou l’accord d’entreprise, selon la méthode choisie. Important : la dispense est à l’initiative du salarié, pas de l’employeur. Un conseil : éviter au maximum ces dispenses, car elles sont très lourdes à gérer. Notamment, parce qu’il faut collecter ces dispenses tous les ans ainsi qu’à chaque embauche. De plus, si un salarié omet de donner la preuve de dispense de son affiliation, l’entreprise risque d’être redressée pour l’ensemble des salariés.

Cas particuliers : CDD, saisonniers et temps partiels

Sous réserve que cela soit expressément mentionné dans l’acte juridique, la DUE par exemple, l’employeur peut prévoir des dispenses d’affiliation, selon le choix du salarié, quelle que soit la date d’embauche, à savoir :

les CDD et apprentis d’une durée supérieure à douze mois, à condition de justifier par écrit en produisant tout document d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garantie ;

les CDD et apprentis d’une durée inférieure à douze mois, même s’ils ne bénéficient pas d’une couverture par ailleurs ;

les temps partiels et apprentis, dont l’adhésion au système de garantie les conduirait à s’acquitter d’une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute.

– Les garanties: un socle et des options

Le socle des prestations apportées par la complémentaire obligatoire s’applique à tout le monde. En revanche, selon des critères objectifs prévus par le législateur, l’employeur peut appliquer des socles différents selon les collèges de salariés : celui des cadres, des non-cadres ou encore de la direction…
A l’intérieur d’un même collège, tout le monde doit être traité de la même manière.

L’employeur peut aussi proposer des garanties supérieures au socle minimal, tout en restant exonéré des charges sociales, à condition de respecter des plafonds et des planchers.